Benim çektiğim gibi acı çekmeyin.

Çarşamba, 14:00 Doğu Saati: Saatlerdir gereğinden fazla dolmuş olan Gmail hesabımdan 9.000 e-postayı silme işindeyim. Gözbebeklerim kafamdan sızarak, laptopumun mouse padinde yapışkan bir su birikintisi oluşturuyor.  

Ya da öyle hissettiriyor, her neyse.

Geçtiğimiz haftalarda Google bana Google Drive depolama sınırıma yaklaştığıma dair tekrar tekrar uyarı gönderdi. Google’ın depolama kapasitemi sınırlayacağını nadiren düşünmüştüm; şirketin veri toplama potansiyeli sonsuz görünüyor, sanki yetersiz ve kapasitesiz olmak yetenekleri arasında değil gibi. Yine de 2014’ten beri sahip olduğum e-posta hesabım, sonu gelmeyen haber ve basın bültenleri akışımı tutmaktan nihayet yoruldu; Google’ın ücretsiz kullanıcılara ayırdığı 15 gigabayt neredeyse dolu.

Bu hikâyeyi, “Google Drive Depolama Alanınızı Temizlemek İçin Basit Bir Numara” kelimelerini içeren bir başlıkla yazmayı umuyordum. Gelen kutunuzdaki her e-postayı silmek ve yeni bir başlangıç yapmak ideal olurdu, ancak orada depolanan çok çeşitli yazışmalar var- ikinci kuzeninizden gelen zincir e-postalar, bir kez kazak satın aldığınız şirketlerden haber bültenleri, şimdiki ilişkinin ilk günlerinden kalma aşk mektupları- tek seferde silme yöntemi, bir damla duygusallıktan yoksun olanlar dışında hiç kimse için tavsiye edilmez veya mümkün değildir.

Diğer herkes için, Google Suite’inizi temizlemek için tek bir numara yoktur. Aşağıda gireceğim stratejiler var, ancak yapabileceğiniz en iyi şey, ne yazık ki keşfettiğim üzere siz yaptıkça düzenli kalmasını sağlıyor. Ve bu, son birkaç gündür temizlik yapmakla geçirdiğim karmaşaya kapılmamak için, aldığınız anda ihtiyacınız olmayan tüm e-postaları silmek anlamına geliyor.

Geçtiğimiz birkaç gün boyunca, e-postalarımı ve belgelerimi silmek için çeşitli yöntemler deniyorum. Acı verici bir deneyimdi: Zor durumları detaylandıran ve acı hatıraları ortaya çıkaran eski e-postaları okumak, iş günümü (ya da boş zamanımı) geçirmeyi tercih edeceğim bir aktivite değildi ve neyi silmem (eski patronlarla banal konular hakkında e-postalar) gerektiğine dair geçerli nedeni bulmak kolay değildi veya ne kalması (sözleşmeler, arkadaşlardan eski e-postalar) gerektiğine karar vermek. Bu e-postaları silmeye karşı yıllarca direnişim- bir nostalji duygusu veya bir gün her ne sebeple olursa olsun onlara ihtiyacım olabileceğine dair endişelerimden- kaynaklanıyordu tıpkı araştırmacıların “dijital istifleme” olarak gördükleri kovaya düşmek gibi.

Daha önce yazdığım dijital istifleme kulağa biraz abartılı gelebilir- sonuçta bu, Steam satışlarına kompulsif bir şekilde para harcayan birinin banyoya giderken kelimenin tam anlamıyla oyun yığınlarının arasından geçmesi gibi bir şey değildir. Yine de araştırmalar, dijital istiflemenin stresli ve hatta bunu deneyimleyenler için üzücü olabileceğini gösteriyor. 2018’de araştırmacılar, bu sözde dijital istifçilerle röportaj yaptılar ve dijital alanın sonsuz olduğu izleniminin, insanların istifleme eğilimine önemli ölçüde katkıda bulunduğunu buldular. İnsanlar biriktirdikleri dijital şeylerin hacmi karşısında şaşırdılar, ancak yine de çoğunu silmekle başa çıkmakta zorlandılar.

Pek çok kişi belge, e-posta, fotoğraf ve müzik yığınını umursamıyordu. 30 yaşındaki bir katılımcı, “Hepsini dikkatlice incelemekle uğraşamam, çok fazla var,” dedi. 25 yaşındaki bir başkası, “Artık o kadar uzun süredir bakmıyorum ki, geri dönüp gözden geçirmek benim yapabileceğim bir şey değil,” dedi.

Pek çok katılımcı için, dijital saçmalıklarını gözden geçirme ve silme olasılığı endişe uyandırıcı ve stresliydi. Bu kesinlikle kendi deneyimimle örtüşüyor: Bu görevi aldığım gün Google Drive’ımdaki karmaşa ile ilk karşılaştığımda, önümdeki görevin büyüklüğünden paniğe kapıldım ve bunalmış hissettim.

Süpürgelikleri bir yığın süngerle ovmaya başlamadan önce gelebilecek dehşete benzer şekilde, Google Suite temizliğine başlamadan önce dirençli ve öfkeliydim. Ama bir kez başladığımda, bir bakıma… duramadım. E-postalarıma bakarken o küçük yüzdeyi görmek, bir halıda vakum hatları oluşturmak gibi son derece tatmin ediciydi. Yani, evet, bunda gerçek bir numara yok ve benim tahminim bunun bilerek yapıldığı: Eğer e-postalarınızı ve dosyalarınızı organize etmek ve silmek zahmetli bir işse, tek seçeneğiniz a) yeni bir e-posta adresi almaktır (bunu yasal olarak düşündüm) veya b) daha fazla depolama yapmak amacıyla 100 gigabayt için ayda 1,99 dolardan başlayan ve 2 terabayt için ayda 10 dolara kadar çıkan fiyat aralığında Google’a ödeme yapmak. Ve ne kadar çok e-posta saklar ve biriktirirseniz, Google’ın toplaması için o kadar lezzetli ve çekici veriler bırakmış olacaksınız.

İlk yapmanız gereken, Google’ın size tahsis ettiği değerli birkaç 15 gigabaytlık çöplerin çoğunu nerede depoladığınızı bulmaktır. Bunu yapmak için One.Google.com’a gidin ve sol kenar çubuğunda “Depolama” yı tıklayın. Burada, sırasıyla Google Drive, Gmail ve Google Fotoğrafların ne kadar yer kapladığına dair bir döküm bulacaksınız.

Bir fotoğrafçı veya büyük PDF’lerin ve e-tabloların büyük bir hayranı değilseniz, muhtemelen eylemin çoğu e-postanızda gerçekleşiyor demektir. Pişmanlık duymadan- ya da beş yıl önceki iç karartıcı mesajlara bakarken duyduğum üzüntüyü duymadan- toplu e-postaları silmenin en iyi yolu Mailstrom.co’ya geçici olarak kaydolmaktır.

Mailstrom e-postanızı analiz eder ve teorik olarak hızlı ve kolay bir şekilde abonelikten çıkma ve silme seçeneklerine izin verir. (Mahremiyetleri konusunda endişelenenler için- haklı olarak- Mailstrom, verilerinizi reklam amacıyla paylaşmayacağını veya satmayacağını ve hesabınızı iptal etmenizden üç ay sonra verilerinizi sileceğini söylüyor.) Ancak siz sildikten sonra Mailstrom üzerinden 2.500 e-posta ile ücretsiz deneme süreniz sona eriyor ve hizmeti kullanmaya devam etmek için ayda 9 ila 30 ABD doları arasında ödeme yapmanız gerekiyor. Eğer ödeme yapacak olsaydım, muhtemelen basit bir silme yönteminden daha ucuz olan Google depolama alanını satın alırdım. Bunun yerine, hangi göndericilerin sizi en fazla çöpe boğduğunu göstermek için Mailstrom’u kullanmanızı öneririm:

En kötü gönderileri yapan suçluyu belirledikten sonra, Gmail’e girebilir, sciencedirect@notification.elsevier.com (veya size tonlarca e-posta gönderen kişi kimse) adresinden arama yapabilir ve oradan toplu olarak silebilirsiniz. Arama sonuçlarınıza baktıktan sonra, gelen kutunuzun sol tarafındaki “Tümünü Seç” kutusunu tıklayın ve ardından “Bu aramayla eşleşen tüm ileti dizilerini seçin” seçeneğini tıkladığınızdan emin olun, örneğin:

Bu şekilde, yalnızca en son 50 kişiyi değil, söz konusu gönderici tarafından gönderilen tüm iletileri silersiniz.

Bu, e-posta dağınıklığınızın oldukça iyi bir kısmından minimum sürede kurtulmanızı sağlar, ancak devam etmek istiyorsanız, birkaç işlem daha yapmanızı tavsiye ederim:

1. Promosyonlar ve Sosyal klasörlerinizdeki her şeyi silin. Sadece o klasörlerin üzerine bomba bırakın. Orada önemli bir şey olmadığından emin olmak için son birkaç sayfayı kontrol edin ve ardından tümünü seçip silin. Muhtemelen, Mailstrom yöntemini kullandığınızda yakalayamadığınız, kalan pazarlama ve haber bültenlerinden binlerce, hatta daha fazlası olacaktır.
2. Yalnızca belirli bir tarihten daha eski Promosyonları veya Sosyal e-postaları silmek istiyorsanız, şu arama terimini kullanın: kategori: promosyonlar, older_than: 2y. (“Promosyonlar” ve virgül arasındaki boşluk kasıtlıdır- arama onsuz işe yaramaz.) Önce bunu yaptım ve sonra, her neyse, o gereksiz şeylere ihtiyacım olmadığına karar verdim. Hoşçakal!
3. Aynı şeyi kategori: güncellemeler, older_than: 2y içeren haber bültenleri için de yapabilirsiniz.
4. Belirtilen boyuttan daha büyük tüm e-postalarınızı arayın, ardından gidin ve manuel olarak silin (veya kalın olun ve “tümünü seç”- “sil”). Bu seçenek için “larger: 10mb” yazın. Bu daha fazla zaman alır, bu nedenle bunu yalnızca pazarlama e-postalarınızı zaten sildiyseniz ve hala boşaltmak için yeterince alanınız varsa tavsiye ederim.
5. Belirli bir boyuttan daha büyük e-postaları sıralamak ve silmek, belirli bir boyuttan daha büyük olan ekleri silmekten daha mantıklıdır çünkü bir ekin ekstra yardımı olmadan da çok sayıda e-posta inanılmaz büyüklüktedir. Ancak eklere odaklanmak istiyorsanız, arama çubuğuna has:attachments larger:10MB (veya ne kadar büyük olursa olsun) yazın ve çılgınca gidin.

Daha yararlı Gmail arama terimlerini burada bulabilirsiniz, ancak e-posta parçalarını bir kerede silmek için en etkili bulduğum terimler yukarıdakilerdir.

Google, çöp kutunuzu size ayrılan 15 gigabayt’ınızın bir parçası olarak görüyor bu yüzden gerçekten ne kadar silmeyi başardığınızı bilmeden önce onu boşaltmanız gerekir. Çöp kutunuzu boşalttıktan sonra bu e-postalar sonsuza kadar kaybolur, ancak içeride ne olduğuna tıklayıp bakmanızı gerçekten önermiyorum çünkü üç saat sonra kendinizi kırmızı gözlerinizle aşırı derecede sıkılmış bulacaksınız. Sile basın- ve temiz süpürgeliklerinize / organize dolabınıza / pırıl pırıl fayanslarınıza veya evdeki temizlikte sizi en çok tatmin edecek şey her neyse ona hayranlıkla bakın.

Şimdi, umarım, önümüzdeki birkaç yıl boyunca alanınızın tükenme endişesi olmadan tekrar e-posta biriktirmeye başlayabileceğiniz noktaya geldiniz. İşte şimdi durduğum yer:

Buraya gelmem birkaç günümü aldı sevgili okuyucular, ama bunun tek sebebi, en etkili bulduklarımı size ulaştırmak için akla gelebilecek her yöntemi denemeye zaman ayırdığım için. Yine de muhtemelen bunun için en az bir veya iki saat çalışmanız gerekiyor, üzgünüm.

Ama bundan sonra çok basit iki kurala uyarsanız, bunu bir daha asla yapmanız gerekmez:

1. Spam olarak görmek istemediğiniz tüm basın bültenlerini, pazarlama e-postalarını vb. işaretleyin. Eğer iyi davranmak istiyorsanız, pazarlama şirketine veya halkla ilişkiler temsilcilerine e-posta gönderebilir ve saygıyla posta listelerinden çıkarılmalarını isteyebilirsiniz, ancak tembelseniz veya çok fazla bülten alıyorsanız, onları spam olarak kaydedin. Gmail, spam klasörünüzü 30 gün sonra otomatik olarak temizler, böylece bir ay sonra silmişsiniz gibi olur.
2. Bunu görür görmez tutarlı bir şekilde yapın.
3. Önemsemediğiniz diğer tüm e-postaları hemen silin. Onları orada bırakmayın çünkü belki daha sonra okuyacaksınız. Toz toplamalarına izin vermeyin. Silin. Acımasız olun, cidden. Mezunlar derneğinizden gelen mesajlara veya köpeğinizi aldığınız yardım kuruluşuna gelince, kararsız, duygusal olan doğanızı yok etmek için şimdiki zaman gibi bir zaman yok. Hoşçakal!

Bununla, en azından önümüzdeki birkaç yıl boyunca minimum çabayla oyunun bir adım önünde olmalısınız. Gmail’inizi temizledikten sonra, eğer çok fazla kullanışsız hale gelen klasörler, etiketler vb. varsa bunlarla içinden çıkılmaz bir hale gelmenize gerek kalmaz. (Benim sadece iki tane var: biri gecenin ortasında romanımla ilgili rastgele düşüncelerim için, diğeri ise daha sonraki bir tarihte toplu halde yanıt verdiğim kitap yayıncılarının basın bültenleri için).

İstenmeyen e-posta ve silme düğmelerini en iyi arkadaşlarınız yaparak, çok çok bir uzun süredir kendi başınıza açtığınız felaketten kaçınabileceksiniz.

Kaynak: Your Entire Life Is on Gmail. It’s Time to Clean That Up.